Privatlivspolitik
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun person-oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
1. Kontaktoplysninger på de dataansvarlige
Harre Vig Golfklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Formand ( Kontaktoplysninger: SekretariatetConny??)
Adresse: Harrebjergvej 13, 7870 Roslev
CVR: 1942 6904
Tlf. nr. 9757 1166
Mail: kontakt@harreviggolf.dk
Website: www.harreviggolf.dk
- Behandling af personoplysninger
- Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger, som navn, adresse, tlf.nr., e-mailadr., fødselsdato, indmeldelsesdato, golfhandicap
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- Ingen
- Data om bestyrelse og medarbejdere:
- Almindelige persondata: kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
- Andre data om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Persondata, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (CPR-nummer), behandles kun i forbindelse med ansættelsesforhold.
- Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde, kan der være andre kilder:
Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
- Klubbens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigelse (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- At det er nødvendigt for at holde kontakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
- Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Klubbens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i klubbens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav
- Administration af din relation til os
- Formål med behandling af data om bestyrelse og medarbejdere:
- Håndtering af bestyrelse og medarbejdernes hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedringer af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
- Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejnings-reglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Håndtering af dine medlemsrettigheder iht. vedtægterne mv., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent mv.
- Afholdelse af sociale arrangementer, samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i klubben, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i klubben
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af klubben.
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lign.
- Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine persondata basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked herom.
- Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.
8. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Medlemmer og sponsorer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af klubben.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og sponsorer til statistik og lign., så længe de har historisk værdi.
Ulønnede bestyrelsesmedlemmer/ulønnede medarbejdere:
Vi vil opbevare dine persondata i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige persondata i op til 2 år efter din udmeldelse af foreningen
Lønnede medarbejdere
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder fx lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 2 år.
- Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning og at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
- Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage henvendelse herom.
Harre Vig den 15. maj 2018
Hans B. Johnsen
Bestyrelsesformand